Das Cockpit für ERP- und Transformationsprogramme.
Arbeitspakete, Phasen und Gantt, Status-Feedback, Earned Value und Quality Gates, Zeiterfassung mit Kostensätzen – und das Steering-Committee-Deck als PowerPoint auf Knopfdruck. Bis zur Rechnung mit QR-Zahlteil. Ein Werkzeug, dieselben Zahlen. Elwin, der Assistent, führt durch den Aufbau; Angebotskalkulation und Berater-Profile sind gleich mit dabei.
Schweizer Hosting · Mandantentrennung · 2FA · PowerPoint auf Knopfdruck
So funktioniert es.
Sechs Schritte vom Angebot bis zur Rechnung – ohne Tabellenchaos, ohne Folien-Nachtschichten.
- 1
Kalkulieren
Der Vertrieb simuliert das Angebot: Buchungskreise, Greenfield oder Brownfield, Rollouts, Sätze – Aufwand, Preis und Staffing rechnen live.
- 2
Struktur & Baseline
Gewonnen? Ein Klick macht die Kalkulation zum Projekt mit Baseline 0. Oder Sie legen Workstreams und Pakete von Hand bzw. per Excel an.
- 3
Ist erfassen
Berater buchen im Wochenraster, oder Sie importieren aus dem bestehenden Zeiterfassungssystem. Freigabe durch den Projektleiter.
- 4
Steuern
Status, Fortschritt und Forecast je Paket im Feedback-Hub. Earned Value, Frühwarnung, Risiken und Quality Gates laufen automatisch mit.
- 5
Berichten
Steering-Deck auf Knopfdruck, Dashboard für jede Rolle – dieselben Zahlen, dieselben Formeln.
- 6
Fakturieren
Freigegebene Stunden und fällige Meilensteine werden zur Rechnung – PDF mit QR-Zahlteil, Versand, Zahlungseingang, Journal für die Buchhaltung.
Für beide Seiten des Tisches.
Ob Sie eine Software einführen oder einführen lassen: Wilvista steuert das Programm dort, wo Anbieter und Kunde sich treffen – im Steering Committee.
Anbieter- und Beraterseite
- Mehrere Kundenprojekte mandantengetrennt in einer Instanz
- Berater erfassen Zeit am Arbeitspaket; Sätze, Mischsätze und Fakturierbarkeit inklusive
- Steering-Committee-Deck im Corporate Design des Kunden – auf Knopfdruck
- Quality Gates nach SAP Activate als Nachweis der Methodentreue
Kunden- und Auftraggeberseite
- Eine unabhängige Sicht auf Budget, Termine und Risiken – nicht die des Anbieters
- Externe Aufwände importieren, mit eigenen Sätzen bewerten, Freigabe durch Ihren Projektleiter
- Earned Value zeigt früh, ob das Programm hält, was der Plan verspricht
- HERMES-Phasen für Vorhaben der öffentlichen Hand, eigene Methodik für alle anderen
Alles, was ein Programm braucht.
Steuern, berichten, Zeit erfassen – drei Bausteine tragen das Programm; alles Weitere ist bereits eingebaut, nicht zugekauft.
Jedes Paket, jeder Termin, jedes Risiko – ein Bild.
- Eine Struktur, die trägt: Projekt → Workstreams → Scopes → Phasen → Arbeitspakete mit Budget, Terminen und Baseline – Baseline 0 aus der Kalkulation, spätere Baselines mit Historie.
- Status-Feedback statt Statusmeetings: je Paket Fortschritt, erwartetes Ende und Restaufwand – der Feedback Hub zeigt, was fehlt, die Startseite die Ampel je Projekt.
- Gantt und Risiken im selben Bild: Balkenplan über Projekt, Workstream, Phase und Scope – aggregiert oder je Paket; Risiken in der 5×5-Heatmap mit Massnahmen und Verantwortlichen.
- Ein Portfolio, alle Projekte: Health-Score, Budgetabweichung, Verzug und Fortschritt je Projekt – der globale Filter gilt in jeder Ansicht.
Abweichungen sehen, bevor sie teuer werden.
- CPI, SPI, EAC und Restaufwand je Paket, Workstream und Projekt – laufend aus den Rückmeldungen berechnet, keine Nachbearbeitung.
- Regelbasierte Frühwarnung: Verzugs-Cluster, stagnierende Pakete, Budget-Ausreisser – übersetzt in Ampeln, Health-Score und Handlungsempfehlungen.
- KPI-Cockpit, Abweichungsmatrix, Trend und Baseline-Historie – filterbar nach Projekt, Workstream, Scope und Phase, live ohne Neuladen.
Vom Dashboard zum Board – ein Klick.
- Management Summary, Health-Score, Budget & Termine, Risiko-Heatmap, Quality Gates, Meilensteine – als fertige PowerPoint-Datei.
- Corporate Design je Mandant: Hintergründe, Farben und Logo werden einmal hinterlegt – jedes Deck sieht aus wie vom Kunden selbst.
- Dieselben Zahlen wie im Dashboard: was das Deck zeigt, sehen Sie vorher live – zusätzlich PDF, Excel und CSV.
Stunden, die direkt zu Ist-Kosten werden.
- Wochenraster je Berater: Stunden je Arbeitspaket und Tag, Kommentar, fakturierbar – eine Woche in zwei Minuten.
- Einreichen und freigeben: der Projektleiter genehmigt oder weist mit Begründung zurück; die Startseite zeigt jedem, was offen ist.
- Import aus jedem Fremdsystem: Zeitbuchungen und Kosten je Paket per Excel-Vorlage – Vorschau, Fehlerliste, dann übernehmen.
- Bewertung in Geld: persönliche Sätze, Mischsätze je Paket oder Festpreise, mehrere Währungen mit Kurs.
Von der Buchung zur Rechnung – ohne zweites Werkzeug.
- Offene Leistungen auf einen Blick: freigegebene Stunden je Projekt und Workstream, fällige Meilensteine – der Projektleiter wählt aus und erstellt den Entwurf.
- Positionen je Workstream und Satz, Spesen, Pauschalen, Rabatt; MWST-Logik (Standard, befreit, Reverse Charge), mehrere Währungen mit eingefrorenem Kurs.
- PDF mit Schweizer QR-Rechnung, archiviert mit Prüfsumme, per E-Mail an mehrere Empfänger oder gedruckt fürs Fensterkuvert; Pro-forma vorab, Gutschrift bei Storno.
- Zahlungen erfassen, Überfälliges sehen, Buchungsjournal für Bexio, Banana, Abacus oder Sage exportieren.
Ein Ticket-Desk für Ihre Kunden – und einer zu uns.
- Status mit klarer Zuständigkeit: jeder Status sagt, wer im Lead ist – Sie oder der Kunde. Antworten wechseln den Status automatisch; die Reihenfolge ordnen Sie per Drag & Drop.
- Kundenportal mit Ticket-Benutzern: Ihre Endkunden melden sich auf der normalen Anmeldeseite an und sehen nur ihre Tickets – keine Projekte, keine Zahlen, keine Lizenzplätze.
- Interne Notizen, Labels, SLA: Kommentare nur für Ihr Team, freie Zuteilung (Consulting, Buchhaltung …), Erstantwort-Ziele je Priorität mit Ampel, Anhänge, Beobachter per E-Mail.
- Support zu Wilvista im selben Fenster: Ihr Ticket an uns mit Nummer, Priorität und Reaktionszeit – Ideen und Fehlermeldungen bleiben die Roadmap.
Methodentreue, die man nachweisen kann.
- Vorlagen für SAP Activate und HERMES, je Projekt frei benennbar; Waves gruppieren mehrere Rollouts.
- Prüfschritte je Gate mit Ergebnis, Kommentar und Verantwortlichem – der Reifegrad je Phase wird automatisch berechnet.
- 1:1-Workstream-Status: Ampeln je Workstream und Monat für das Gespräch mit dem Workstream-Lead, mit Historie.
Elwin führt durch den Aufbau – damit jedes Projekt sauber steht, bevor die erste Stunde gebucht wird.
- Schritt für Schritt: Projekt, Workstreams, Phasen, Arbeitspakete, Projektleitung, Team und Tagessätze – Elwin zeigt, was fehlt, springt an die Stelle und misst den Fortschritt als Fortschrittswert je Projekt. Im Hauptmenü immer einen Klick entfernt, auf jeder Seite als Knopf dabei.
- Coaching beim Tippen: Ein neues Arbeitspaket wird noch im Formular geprüft – sprechender Name, Deadline, Budget in Personentagen, Phase, Scope, Termine im Phasenfenster. Nur Hinweise, nie eine Blockade.
- Auch für Personen und Mandanten: Wer hat noch keine Rolle, welches Projekt keine Leitung, welcher Berater keinen Satz – und für den Betreiber das Onboarding jedes Mandanten. Regelbasiert, ohne externe KI: nichts verlässt das System.
- Qualitätsprüfung nach Ihren Regeln: Zwanzig Prüfungen – von der 2FA-Pflicht über Pakete ohne Scope oder Phase bis zum überfälligen Status-Feedback – mit Score, Verlauf und Bereinigung direkt aus dem Befund. Regeln, Schwere und Schwellen stellt der Mandant ein, nichts ist fest programmiert.
Der aktuelle CV, wenn der Kunde ihn verlangt – in Minuten, nicht Tagen.
- Ein Profil je Person: Projektreferenzen mit Rolle, Zeitraum, Aufgaben und eingesetzten Modulen, Skills mit Level 1–5, Stationen, Ausbildung, Sprachen und Zertifikate – gepflegt von den Beratern selbst, freigegeben vom Admin.
- Word, PDF und PowerPoint im Firmendesign: zwei Layouts, Briefpapier, Logo und Akzentfarbe je Mandant, Folien im PPT-Design des Mandanten – einzeln oder als Team-Deck für das Angebot. Vorlagen füllen, was noch fehlt – jedes Profil sieht aus wie aus einer Hand.
- Anonymisiert auf Knopfdruck: Berater-Code statt Name, kein Foto, Kunden verallgemeinert – genau so, wie Einkaufsabteilungen in Deutschland es verlangen. Jeder Export im Audit-Log.
Und das ist bereits eingebaut.
Interaktives Gantt
Stufenlos von Tages- bis Dekadenebene, gruppiert nach Phase oder Workstream, Baseline gegen Forecast.
Risiko-Heatmap 5×5
Wahrscheinlichkeit × Auswirkung, Massnahmen und Verantwortliche, Top-Risiken im Deck.
Benachrichtigungen
In der App und per E-Mail bei Zuweisung, Einreichung, Freigabe und fälligen Gates.
Mandanten & Rollen
Super-Admin, Client-Admin, Projektleiter, Berater und Vertrieb – jeder sieht nur, was ihm zugewiesen ist; Preise sieht nur, wer sie sehen darf.
Kosten in Geld
Währungen je Projekt, Kurse, Sätze mit Gültigkeit – Personentage und Franken in einer Ansicht.
Exporte & Vorlagen
Excel und CSV für jede Analyse, Import-Vorlagen für Pakete, Zeit und Kosten, PDF-Export.
Deutsch & Englisch
Sprache je Nutzer, geführte Touren je Rolle, Handbuch, Suche über alles mit „/“.
Audit-Log
Jede Änderung mit Akteur, Objekt und Details; Login-Log mit IP; Rollenwechsel protokolliert.
Qualität, nachweisbar
Self-Test, Isolations-Audit und Smoke-Test laufen auf der Installation selbst – grün heisst grün.
Berater-Profile (CV)
Referenzen, Skills und Zertifikate je Person, Vorlagen je Mandant, Export als Word, PDF oder PowerPoint – vollständig oder anonymisiert mit Berater-Code.
Elwin, der Assistent
Führt Schritt für Schritt durch Projektaufbau, Arbeitspakete, Team und Mandanten-Onboarding – mit Fortschrittswert je Projekt und Hinweisen direkt im Formular. Regelbasiert, ohne externe KI.
Angebote kalkulieren, bevor das Projekt existiert.
Der Vertrieb spielt mit Buchungskreisen, Greenfield oder Brownfield, Länder-Rollouts, Tagessätzen und Zuschlägen – jede Änderung rechnet Aufwand, Preis, Dauer und Staffing sofort neu. Gewonnen? Ein Klick macht aus der Kalkulation das Projekt mit Baseline 0.
Vorlage nach SAP Activate
Sechs Phasen, neun Workstreams, rund 130 typische Beraterleistungen mit Basisaufwand; Teilprojektleitung und Projektmanagement als Prozentsatz – je Mandant kalibrierbar.
Hebel statt Tabellenchaos
Buchungskreise, Ansatz, Rollouts, Faktoren je Stream und Phase, Tagessätze je Rolle, Contingency, Spesen, Rabatt – Personentage, Geld und FTE in einer Matrix, Aktivitäten je Zelle editierbar.
Versionen, Vergleich, Angebotsblatt
Szenarien einfrieren und Deltas je Stream sehen; Angebotsblatt als PDF und Excel mit fünf Blättern – alles aus derselben Rechenquelle.
Projekt mit Baseline 0
Workstreams, Arbeitspakete mit Aufwand und Terminen, Phasen und Mischsätze entstehen aus der Kalkulation – Abweichungen sind ab dem ersten Tag messbar.
Vom Angebot zur Steuerung – ohne Medienbruch.
Kalkulieren
Szenarien durchspielen, Versionen einfrieren, Deltas vergleichen.
Anbieten
Angebotsblatt als PDF und Excel – Preisaufbau, Staffing, Annahmen.
Projekt erstellen
Ein Klick: 9 Workstreams, 137 Arbeitspakete, Termine, Sätze – Baseline 0.
Steuern
Ist, Earned Value und Frühwarnung messen gegen genau diese Baseline.
Vertriebskonten sehen nur die Kalkulation; Projektleiter wirken mit, wenn sie freigeschaltet sind; Berater sehen nie Preise oder Tagessätze.
Kompromisslose Datensicherheit.
Ihre Projektdaten sind sensibel. Deshalb wurde Wilvista mit Sicherheitsstandards für Banken und Beratungsunternehmen entwickelt. Anmeldung, wie die IT-Abteilung sie erwartet – je Mandant konfigurierbar, ohne Drittdienste dazwischen.
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Single Sign-on (OpenID Connect)Anmeldung über den Identitätsanbieter des Unternehmens – Microsoft Entra ID, Google Workspace, Okta oder jeder andere OIDC-Anbieter. Je Mandant konfiguriert, auf Wunsch verpflichtend mit Notfallzugang für Administratoren.
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Passkeys – passwortlosFingerabdruck, Gesicht oder Hardware-Schlüssel (WebAuthn / FIDO2) statt Passwort und Code. Der Schlüssel gilt nur für diese Domain – Phishing läuft ins Leere.
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2FA & RichtlinienAuthenticator-App je Mandant oder systemweit erzwingbar, Wiederherstellungscodes, Bremse bei Fehlversuchen, Abgleich gegen bekannte Passwort-Leaks, Sitzungen mit Leerlauf-Frist und Geräteprüfung.
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Granulare BerechtigungenRollenbasiertes Rechtesystem (Super-Admin, Client-Admin, Projektleiter, Berater, Vertrieb) – jeder sieht nur, was ihm zugewiesen ist.
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Mandantentrennung in jeder AbfrageHarte Mandantengrenze für alle Rollen, Isolations-Audit auf Datenbankebene; eigene Regeln, eigener Mail-Absender und eigenes Backup je Mandant.
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Audit-Log & automatische PrüfungenJede Anmeldung, jede Änderung, jeder Import protokolliert; über 100 Prüfungen laufen vor jeder Auslieferung.
Schon Kunde? Ihr direkter Draht zu uns.
Melden Sie sich an und eröffnen Sie ein Ticket unter Tickets → Wilvista support: Betreff, Priorität, Anhänge, Kolleginnen zum Mitlesen. Jeder Status sagt, ob wir oder Sie am Zug sind; Antworten kommen per E-Mail und Glocke. Ihre Mandanten-ID (Client Settings) hilft uns, Sie sofort zuzuordnen.
Noch kein Konto? Das Kontaktformular unten erreicht uns ebenfalls.
| Dringend | System steht, viele betroffen | 4 Std. |
| Hoch | Funktion blockiert, Workaround fehlt | 8 Std. |
| Normal | Frage, Fehler mit Workaround | 24 Std. |
| Niedrig | Wunsch, Kosmetik | 72 Std. |
Häufige Fragen.
Kurz beantwortet – für alles andere gibt es das Erstgespräch.
Kann der Vertrieb damit Angebote kalkulieren?
Ja. Das Modul Kalkulation simuliert ein Projekt nach SAP Activate: Workstreams, Phasen und typische Beraterleistungen mit Default-Aufwand, skaliert über Buchungskreise, Greenfield/Brownfield und Länder-Rollouts. Tagessätze, Contingency, Spesen und Rabatt sind Hebel; Versionen, Angebotsblatt (PDF) und Excel entstehen daraus. Aus der gewonnenen Kalkulation wird per Klick das Projekt mit Baseline 0.
Für wen ist Wilvista gedacht?
Für Programmleiter, PMOs und Beratungen, die ERP- oder Transformationsprogramme mit mehreren Workstreams, externen Beratern und einem Steering Committee steuern – SAP und IFS im Fokus, HERMES-Projekte der öffentlichen Hand, proALPHA, Infor, Microsoft Dynamics und anbieterunabhängige Vorhaben gleichermassen.
Funktioniert Wilvista nur für SAP?
Nein. Die Struktur aus Workstreams, Arbeitspaketen, Phasen und Quality Gates ist methodenoffen: SAP Activate und HERMES liegen als Vorlagen bei, jede andere Phasenlogik lässt sich in Minuten anlegen.
Wie kommen die Ist-Aufwände ins System?
Berater erfassen Stunden direkt am Arbeitspaket, oder Sie importieren Buchungen aus Ihrem bestehenden Zeiterfassungssystem per Excel-Vorlage. Kostensätze je Person oder Mischsätze je Paket bewerten die Stunden in Geld.
Was ist Earned Value Management?
Eine Methode, die Fortschritt, Aufwand und Plan in Kennzahlen wie CPI, SPI und EAC übersetzt, damit Abweichungen früh sichtbar werden. Wilvista berechnet sie laufend aus den Rückmeldungen.
Wo liegen die Daten?
Auf Schweizer Infrastruktur, mandantengetrennt, mit Zwei-Faktor-Authentifizierung und rollenbasierten Berechtigungen.
Können wir uns mit unserem Firmenkonto anmelden?
Ja. Wilvista unterstützt Single Sign-on per OpenID Connect – Microsoft Entra ID, Google Workspace, Okta oder jeder andere Anbieter – je Mandant konfigurierbar, auf Wunsch als Pflicht mit Notfallzugang für Administratoren. Ohne SSO melden sich Personen passwortlos per Passkey (Fingerabdruck, Gesicht, Hardware-Schlüssel) oder mit Passwort und Authenticator-App an.
Können wir Kunden anonymisierte Berater-Profile schicken?
Ja. Jedes Profil lässt sich als Word, PDF oder PowerPoint exportieren – vollständig oder anonymisiert mit Berater-Code statt Name, ohne Foto und mit verallgemeinerten Kundennamen. Referenzen, Skills und Zertifikate pflegen die Berater selbst, Administratoren geben frei; Vorlagen je Mandant füllen, was noch fehlt.
Muss man das Tool erklären, bevor ein Projektleiter loslegen kann?
Nein. Elwin, der eingebaute Assistent, führt durch den Projektaufbau (Workstreams, Phasen, Arbeitspakete, Team, Tagessätze), prüft neue Arbeitspakete schon beim Tippen und zeigt je Projekt den Aufbau-Fortschritt und prüft die Datenqualität nach einstellbaren Regeln. Er gibt nur Hinweise, blockiert nie und arbeitet regelbasiert ohne externe KI – nichts verlässt das System.
Gibt es einen PowerPoint-Export?
Ja. Das Steering-Committee-Deck mit Health-Score, Budget, Terminen, Risiken und Quality Gates wird auf Knopfdruck erzeugt, im Corporate Design des Mandanten.
Kann Wilvista die Rechnung an den Kunden stellen?
Ja. Freigegebene Stunden je Workstream und Satz, fällige Meilensteine, Spesen und Pauschalen werden zur Rechnung – mit MWST-Logik, mehreren Währungen und als PDF mit Schweizer QR-Rechnung. Pro-forma vorab, Versand per E-Mail an mehrere Empfänger oder gedruckt, Zahlungseingang und Überfälligkeit im Blick, Buchungsjournal für Bexio, Banana, Abacus oder Sage.
Können unsere Kunden Tickets bei uns eröffnen – und wir bei Wilvista?
Ja. Das Modul Tickets gibt Ihrem Mandanten einen eigenen Ticket-Desk: Ihre Endkunden erhalten Ticket-Benutzer, melden sich auf der normalen Anmeldeseite an und sehen nur ihre Tickets. Jeder Status sagt, wer im Lead ist, Antworten wechseln ihn automatisch; interne Notizen bleiben im Team, Labels und Erstantwort-Ziele je Priorität ordnen die Arbeit. Support zu Wilvista läuft über denselben Weg: Tickets → Wilvista support.
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